Publicación del estándar NEDA-Req (Datos básicos para la descripción archivística), CNEDA , 2018.

Tercera parte del proyecto de desarrollo de Normas Españolas de Descripción Archivística o estándares NEDA de la CNEDA.

• NEDA-MC (Modelo Conceptual de Descripción Archivística. Entidades, Relaciones y Atributos)
• NEDA-Voc (Vocabulario para la descripción archivística. Terminología y glosario técnico)
• NEDA-Req (Datos básicos para la descripción archivística)

Este documento es el resultado de diversos trabajos realizados por la CNEDA desde el año 2015 y tras un período de información pública del borrador para recibir observaciones, comentarios o sugerencias que pudieran resultar de interés para redactar la versión definitiva de este estándar.

Las propuestas recibidas fueron analizadas y estudiadas por la CNEDA antes de redactar formalmente este documento como un estándar NEDA.

El objetivo específico del estándar NEDA-Req  es identificar los requisitos básicos para describir documentos de archivo, agentes y funciones, constituyendo así una base inicial sólida sobre la que regular la estructura y el contenido de los datos en los sistemas de información archivística.

Quedan fuera del documento las otras tres entidades: lugares; conceptos, objetos y acontecimientos; y normas; junto con toda la información que, aún siendo útil para la descripción, no se considera como mínima indispensable.

Los elementos identificados en el estándar NEDA-Req son:

• Tareas de usuario, entendidas como las actuaciones o usos de un sistema de descripción archivística por parte de los destinatarios del mismo.
• Datos básicos para describir documentos de archivo, de agentes y de funciones.

Teniendo en cuenta que cada una de las tareas de usuario precisará de unos datos específicos para poder cumplir con la finalidad de dicha tarea.

El estándar debe servir como referencia normativa básica para:

• Identificar la información mínima que se precisa para crear y gestionar registros descriptivos de documentos de archivo, agentes o funciones dentro de un sistema de descripción archivística.
• Identificar los atributos y relaciones definidas en el estándar NEDA-MC que pueden emplearse para elaborar estos datos básicos.

El estándar NEDA-MC proporciona una estructura teórica en la que los datos informativos pueden configurarse de una forma sistemática con el objetivo de describir las entidades y relaciones, empleando los atributos identificados en dicho modelo. Dicha estructura parte de una base conceptual y, por tanto, se desarrolla en un determinado nivel de abstracción, pero sirve para analizar el uso y la presentación de las descripciones dentro de un sistema de información archivística. Al fin y al cabo, los atributos pueden ser implementados de distintas maneras en función del uso que se pretenda adjudicar a dichas descripciones por parte de los usuarios del sistema.

Hay que tener en cuenta que la finalidad del estándar NEDA-Req es meramente descriptiva:

• No es un formato para introducir contenido. Las pautas concretas para introducir estos datos en los sistemas de descripción archivística variará según el diseño o la arquitectura de cada sistema.
• No es un formato de diseño externo.

Tareas de usuario en el estándar NEDA-Req.

Todas aquellas actuaciones que pueden desarrollarse dentro de un sistema archivístico y que van destinadas a utilizar las descripciones archivísticas existentes. La valoración de la pertinencia de cada dato para cumplir con una determinada tarea de usuario dependerá fundamentalmente del grado de conocimiento que las personas responsables de diseñar la configuración de elementos informativos dentro del sistema de descripción.

• Buscar. Formular búsquedas de entidades, ya sean simples o avanzadas.
• Encontrar. Localizar una o varias entidades dentro del sistema de descripción archivística como resultado de una búsqueda.
• Ordenar.  Organizar los resultados de una búsqueda, ya sea mediante un único criterio o mediante la combinación de varios criterios establecidos por el usuario.
• Identificar.  Comprobar que la entidad localizada se corresponde con la entidad buscada o para distinguir entre dos o más entidades con características similares.
• Seleccionar. Elegir un registro o interfaz descriptivo adecuado a las necesidades informativas del usuario.
• Acceder. Obtener y visualizar la unidad documental seleccionada por el usuario.
• Explorar. Navegar entre las relaciones que una entidad puede mantener con otras entidades dentro del sistema de descripción.
• Validar. Comprobar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los datos informativos que contiene un registro o interfaz descriptiva y las unidades documentales a las que se vincula.

Datos básicos y atributos para describir documentos de archivo.

Se identifica una serie de datos que se consideran básicos para que cualquier documento de archivo pueda describirse. Esos datos básicos superan el ámbito de las propiedades informativas de la propia entidad documental, puesto que es fundamental ofrecer datos relativos al contexto de dichos documentos.

• Tipo de entidad <doc_tipoent> (no repetible)
• Identificador <doc_id> (no repetible)
• Nombre <doc_nombre>
• Fecha <doc_fecha>
• Forma <doc_tipomed> – <doc_soporte> – <doc_exten> – <doc_tipocont> – <doc_trad>
• Agente de contexto <age_id> – <age_idcomp> – <age_nombre> – <rel_id> (cuando esa relación remita al agente) – <rel_nombre> (cuando esa relación remita al agente)

Datos básicos para describir agentes:

• Tipo de entidad <age_tipoent> (no repetible)
• Identificador <age_id> (no repetible)
• Nombre <age_nombre>
• Fecha <age_fecha>

Datos básicos para describir funciones:

• Tipo de entidad <fun_tipoent> (no repetible)
• Identificador <fun_id> (no repetible)
• Nombre <fun_nombre>

Bibliografía

Neda-Req. Datos Básicos para la descripción archivística. Documentos de archivo, Agentes y Funciones. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2018. Disponible en: http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/cneda/documentacion/normas/neda-req.html