Modelo conceptual de descripción archivística del ICA.

El Modelo Conceptual de Descripción Archivística del ICA (RIC-CM) se presenta en septiembre de 2016.

El modelo conceptual de descripción archivística del ICA es el resultado del trabajo realizado por el Grupo de Expertos en Descripción Archivística (EGAD) del Consejo Internacional de Archivos (ICA) creado a finales de 2012.

Este documento se puede consultar en Record in Contexts, a Conceptual Model (RIC-CM). Consultation Draft (EGAD, 2016).

El EGAD recibe el encargo de la realización de un modelo conceptual de descripción archivística basado en las normas del ICA (ISAD, ISAAR, ISDF, ISDIAH).

La EGAD va más allá del presupuesto inicial de descripción de los documentos de archivo. Plantea que los documentos y todas las entidades descritas en el modelo mantienen relaciones entre ellas por la simple razón de su existencia.

El estándar de la EGAD está constituido en dos partes:


Un modelo conceptual es una técnica formal de representación de conceptos y relaciones en un ámbito del conocimiento. La EGAD tiene como mandato desarrollar un modelo de datos conceptual que identifique y defina los componentes esenciales de la descripción archivística y sus interrelaciones con el fin de promover el entendimiento internacional común, facilitar el desarrollo de la próxima generación de sistemas de archivo descriptivos, una mayor colaboración regional, nacional e internacional, y promover la colaboración con las comunidades del patrimonio cultural aliadas.

La comunidad archivística debe desarrollar un modelo conceptual que aborde los principios y las necesidades de los archiveros, refleje los principios básicos que sustentan la descripción archivística y responda a los desafíos que enfrenta actualmente la profesión.

Los materiales de archivo no nacen como materiales culturales, sino que son resultado del desarrollo de las tareas desarrolladas por personas, familias o instituciones. La sucesión de los documentos de archivo generados por un productor proporcionan información de las actividades realizadas, reflejan el ambiente contexto en el que fueron creados y presentan conexiones entre ellos. La protección de estas características propias del documento de archivo -respeto del fondo y respeto al orden original- es la labor del archivero.

El objetivo de la norma es reconciliar, integrar y basarse en las cuatro normas existentes: International Standard Archival Description (ISAD (G)); International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons and Families) (ISAAR (CPF)); International Standard for Describing Function (ISDF); y International Standard por Describing Institutions with Archival Holding (ISDIAH).

La EGAD, en el curso la realización del modelo conceptual de descripción archivística, ha tenido en cuenta las críticas de las prácticas actuales, los modelos conceptuales nacionales establecidos y emergentes, así como los modelos de las comunidades profesionales aliadas y las oportunidades que presentan las tecnologías de la comunicación nuevas y emergentes.

Un modelo conceptual de descripción archivística analizado es el modelo español elaborado por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). En 2012 presenta el documento Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones (CNEDA, 2012) en el que desarrolla la primera parte, referida a los distintos tipos de entidad; y la segunda, en la que se detallan las relaciones entre las entidades.

La EGAD celebra su primera reunión en Bruselas en noviembre de 2013 y establece tres líneas de trabajo principales:

  • La declaración de principios y vocabulario.
  • El modelo conceptual.
  • Una ontología expresada en OWL (W3C Lenguaje de Ontologías Web).

Resultado de este trabajo es el documento Hacia un Modelo Conceptual Internacional de Descripción Archivística: Un informe preliminar del Grupo de Expertos en Descripción Archivística del Consejo Internacional de Archivos (GUEGUEN, 2013).

En septiembre de 2016 EGAD, el grupo de expertos en descripción archivística, publica: Documentos en sus contextos, un modelo conceptual / Record in Contexts, a Conceptual Model  (RIC-CM). Consultation Draft  (EGAD, 2016)

Ejemplo de Descripción Archivísitca conforme a RIC-CM
Ejemplo de Descripción Archivísitca conforme a RIC-CM. En RIC-CM, p. 93.

Este trabajo se basa en una serie de premisas:

  • EGAD se ha centrado en describir el mundo desde una perspectiva archivística, es decir, una perspectiva situada en el mandato específico de los archivos y sujeta a los supuestos y principios fundamentales que rigen las actividades realizadas en cumplimiento del mandato: respeto del fondo y respeto al orden original.
  • RiC-CM aspira a reflejar las dos facetas del Principio de Procedencia, ya que tradicionalmente se han entendido y practicado, y al mismo tiempo reconocer una comprensión más expansiva y dinámica de la procedencia. Es este entendimiento más expansivo que se encarna en la palabra “Contextos”.
  • RIC-CM va más allá. No se trata solo de crear un modelo conceptual de descripción archivística, sino de modelar la relación que documentos y/o registros tienen, por la propia razón de su nacimiento, con las demás entidades con las que comparte los distintos aspectos de su existencia.
  • RiC-CM tiene como objetivo acomodar las prácticas existentes de descripción y al mismo tiempo reconocer nuevos entendimientos y posicionar los archivos para aprovechar las oportunidades que presentan las tecnologías de comunicación nuevas y emergentes.

El modelo conceptual de descripción archivística del ICA, RIC-CM tiene como objetivo permitir una descripción más completa, si siempre incompleta, de los contextos en los que emergen y existen los registros, de manera que se puedan obtener múltiples perspectivas y múltiples vías de acceso.

El modelo conceptual de descripción archivística del ICA, RiC-CM difiere conceptualmente y es mucho más complejo y detallado que las cuatro normas existentes de ICA. Se prevé que el dominio de la complejidad intelectual y tecnológica de RiC-CM por los administradores de archivos, archivistas y los desarrolladores de sistemas que apoyan su trabajo llevará tiempo. 

Las tecnologías gráficas han existido en diversas formas desde la década de 1960, aunque su uso no se generalizó hasta finales de 1990 cuando el W3C lanzó Resource Description Framework (RDF) ), un estándar para la representación de datos de gráficos. Las tecnologías de gráficos introducen la representación de datos como declaraciones, caracterizadas típicamente como sujeto-predicado-objeto, con cada declaración llamada “triple”. Mientras que XML soporta una forma específica de gráficos, la jerarquía (o “árbol”), tripes permite la representación ilimitada de redes de objetos de datos interconectados, así como objetos del mundo real (representados por datos).

La transición de la descripción de los registros actual -descripción jerárquica única basada en fondos-a un enfoque más flexible y abierto, basado en gráficos o en red, será gradual.

En septiembre de 2016, en el Congreso de la ACI en Seúl, Corea, tres representantes del EGAD ofrecieron una visión general y una introducción al modelo conceptual de descripción archivística del ICA, RiC-CM.


Archivo fotográfico histórico de la Universidad de Málaga. Descripción de los fondos fotográficos históricos con ICA-ATOM basado en las cuatro normas del ICA (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH) [en linea]. http://archivocti.uma.es/weblog/2015/08/21/Descripcion-fondos-fotograficos/ [Consulta: 1 de mayo 2016].

CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones [en línea].

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